GTD

OmniFocusを使いこなしたい 2

投稿日:2014/02/20 更新日:

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頭の中に棲みついた敵ほど手ごわいものはない~サリー・ケンプトン

Inboxとプロジェクト

GTDのワークフローは、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」となっています。これに対し、OmniFocusでは「Inbox」「プロジェクト」「コンテキスト」となります。GTDのワークフローをOmniFocusに当てはめながら考えていきます。

「収集」~「Inbox」
著書では、「気になることを100%収集する」とあります。4ページに及ぶトリガーリストも載っていて、頭の片隅にある全ての「気になること」を漏れなく収集するための手助けとなります。また、ネットで検索すると色々なトリガーリストがあるので活用してみるのも面白いです。それらは全てOmniFocusのInboxにリストアップします。この時点ではプロジェクトやコンテキストについて考える必要はありません。僕は、リストアップしただけで200以上の項目がありました。それこそ、仕事のことから子供のこと、ビデオの予約から漠然とした将来の夢まで全てです。この、「漠然とした」「まだ形になっていない」夢や目標なども管理してしまおうというのが他のToDoアプリとは一線を画すところだと思います。

「処理」~「Project」
omnifocus
「プロジェクト」の概念は難しくありません。「プロジェクト」とは、いくつかのアクションを起こすことによって完成されるタスクのことです。たとえば「飲み会を開催する」ことは、「場所の選定」「日時の設定」「参加人数の調整」など複数のアクションを経て完成するので「プロジェクト」となります。「保険の支払い」や「○○さんにアポイントを取る」などはワンアクションで終わるのでプロジェクトとはなりません。ではこのワンアクションで終わるタスクはどうするのかというと、OmniFocusにはプロジェクトリスト内に「単独アクション」という分類があって、ワンアクションで終わりそれぞれに関連性のないタスクをそこでリスト化することができます。

早速「Inbox」内の項目を上から順番に「処理」していくわけですが、僕の場合は大体次の3パターンに分類されました。

1. 特に急がないもの・いつでもいいもの
あれ欲しいこれ欲しい、そのうちやりたいこと、旅行の計画・・・など差し当たり考えなくても良いこと。実はこれらが一番項目としては多かったのですが、プロジェクトリストに「Someday」という名の「単独アクション」リストを作って、そこにすべて放り込みました。

2. 今すぐ終わりそうなもの
著書にもあるのですが、ワンアクションで2分以内に終わるものは、この時点でやってしまったほうが良いそうです。自分もメールや連絡やらすぐ終わりそうなものは終わらせました。

3. その他
上記の2つを実行して残ったリストについてプロジェクト化するかどうか「処理」していきます。多くの人が同じだと思いますが、僕の場合、残った項目を大きく分けると「仕事」と「プライベート」でした。なので、プロジェクトリストに「Business」と「Personal」というフォルダを作り、その中にそれぞれ単独アクションリストを作りました。そしてプロジェクト化するものはそれぞれのフォルダに放り込み、プロジェクト化できないものは単独アクションリストとして分類しました。(上のキャプチャは僕のOmniFocus画面ですが、「Businessフォルダ」の中でさらにフォルダを作って階層化しています。)

Inboxの項目をプロジェクト化した場合、おそらくそのプロジェクトの中身は空っぽのはずです。必ず、プロジェクトを遂行するための明確な手順(アクション)を追加していく必要があります。やるべきタスクを明確にしておかないとGTDの意味がありません。

と、ここまでは割と理解しやすいのですが、次の「コンテキスト」をどのように使いこなしていくかがもっとも頭を悩ませる部分であり、人によってアプローチも様々なので混乱する部分です。次回、じっくり考えていきたいと思います。

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